【イチオシ記事】ニートからの脱出を目指すおまいらの為に人生の極意をおしえてやろう

クラウド上でファイルを管理できるサービス「Drop Box」の主要3機能

こんにちは。

あすほんライターのホダカです。

 

Webで仕事をしている人には共通する課題。それは「ファイルの管理」ではないでしょうか。

自分のパソコン内はできるだけ散らからないように、きちんと時系列で整理するように心がけていますが、仕事が立て込むなかで複数のプロジェクトを同時に進めていると、なかなか処理が大変になることもあります。

 

最近「Drop Box」というサービスを使っているのですが、これがなかなか便利です。
(公式サイトはこちら

ライターを含めてWebで仕事している人には役立ちそうと思ったので、基礎的な概要について紹介してみます。

Drop Boxとは何か?

Drop Boxクラウド上でファイルを管理できる、オンラインストレージサービスのひとつです。

これを利用することで、自分のPCやスマホからいつでもアクセスできる保管庫のような場所を、クラウド上に確保できます。

使い方もシンプルで、2GBまでであれば無料で使えるのも利点ですね(有料版のDropbox Plusであれば容量1TBで1200円/月、Dropbox Business Standardであれば2TBで1500円/月)。

Drop Boxの基本的な3機能

このDrop Boxですが、世界中で4億ダウンロードされているほどの人気サービスで、その機能もかなり豊富です。

ただファイルを管理するだけでなく、プレゼンの資料を複数人で作ったり、ポートフォリオの作成まで可能。

そういった多様なテクニックまで説明すると、「これはちょっと読むだけで疲れるぜ・・・」くらいの分量になってしまいます。

 

正直なところ私も全て使いこなしているわけではありません(-_-;)

しかし基礎的な機能を使うだけでも十分有用なので、Drop Boxの主要な3機能である

  1. クラウド上でファイルを管理できる
  2. 複数人でファイルを編集できる
  3. 大容量のファイルも送れる

を解説します。

1、クラウド上でファイルを管理できる

ファイルのクラウド管理

Drop Boxにアップロードしておけば、いつでもファイルを閲覧、編集できます

とりあえず資料を放り込んでおいて、電車の中で確認したりスマホで修正を行ったりなんてことも可能です。

2、複数人でファイルを編集できる

ファイルの共同編集

共有フォルダを作っておいてお客さんや仲間とリンクしておくと、お互いに自由に編集できるようになります。

共同でプロジェクトを進める時に作成しておくと、この中だけで資料のやり取りを完結できるので楽ちん。

3、大容量のファイルも送れる

ファイルの受け渡し

Drop Boxはファイルを送信する時にも役立ちます。

共有するためのURLリンクを発行してメールに記載すれば、受信者がDrop Box上からファイルをダウンロードできるようになります(受け手はDrop Boxユーザーでなくても良い)。

容量の大きなデータや、複数の画像を送る時に便利です。

Drop Boxを使ってみての感想

実際にDrop Boxを使ってみての感想ですが、

  • 外出機会の多いライター
  • 複数人で共同して仕事を進める時

に役立つサービスだと感じました。

 

私はライターなのでパソコンに向かっている時間がとても長いですが、飽き性で自宅では集中できないほうなので、けっこうふらふら出歩きます。

意外と電車のなかとか移動中のほうが筆が進んだりするんですよね。

もちろんパソコンも持って歩きますが、けっこう重いし邪魔になることもしばしばです。

スペースが狭いとパソコンが出せなかったりもしますが、Drop Box上に入れておけば満員電車の中でもスマホで執筆中のテキストを編集できたりします。

 

また誰かと一緒に仕事をするときも便利。

付き合いが長いクライアントだと資料共有が増えたりすることもありますが、やり取りが頻繁になるとたまに困ることが出てきます。

 

例)

クライアント →「こんにちは」

私 →「はい、お世話になっております」

クライアント →「すいません。ちょっと以前のことになるんですが、◯◯の資料をお送りした時の修正は、どこをどう直しましたっけ?」

私 →「・・・(それはいったいなんのことじゃい)」

という時にメールの履歴や添付をひっくり返していて、小一時間くらいかかったことも(涙)。

 

そういう時にお互いにルールを決めて共有フォルダを管理しておくと、無駄な時間を使わずに済みます

同じパソコンを2人で使っているような感覚で、これは便利だなーと苦労した経験があるからこそ実感しました。

2GBという容量もライターとしては気になりません。

画像とか動画がメインになるとまた別かもしれませんが・・・。

 

 

ということで「Drop Box」の基本的な3機能と、使用感についてでした。

5分ほどでさっとインストールできて、無料で使えるのでWebで仕事する人にはとても便利なサービスです。

パソコンをできるだけ持ち歩きたくないという方は、使ってみてはいかがでしょうか?

(より詳しい使い方を知りたい人は公式ページから)

 

 

明日から本気を出す!

 

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA